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Recomendaciones para hacer videollamadas más “seguras”

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Nuestra pulsión tecnológica nos lleva a estar todo el tiempo pendientes de nuestros dispositivos, en una especie de estado de hipnosis. Le sacamos atención a lo que está sucediendo en tiempo real, a nuestras transacciones tecnológicas, etc. Estudiosos de la mente hablan de “alucinación invertida”, un proceso por el que no vemos lo que existe.

Según Van Gordon, profesor en la Universidad de Derby en Reino Unido, está provocada por el proceso inverso al “Mindfulness”, es decir el “Mindlessness”, la distracción. Durante la pandemia específicamente, tiene que ver con la hiperconectividad y saturación tecnológica.

Cada vez se suman más horas dedicadas a las videollamadas, y el agotamiento se multiplica. Podemos tomar estrategias para evitarlo, pero sobre todo, es importante tomar conciencia de que las distracciones generadas por este proceso de alucinación invertida no solo nos pueden afectar a nosotros mismos sino también a otras personas.

Desde nuestro rol como consultores y capacitadores, brindamos algunas recomendaciones para nuestras videollamadas:

  • Evitar la multitarea. Hacer varias cosas a la vez reduce nuestro rendimiento debido a que nuestro cerebro tiene que apagar y encender ciertas partes para diferentes tipos de trabajo. Cambiar de tarea puede costarnos hasta un 40% de nuestro tiempo productivo.
  • Eventos sociales virtuales opcionales. Muchas personas ahora sienten u­­na tendencia a tratar el video como predeterminado para toda comunicación, en lugar de hablar por teléfono o utilizar mensajería. Variá las videollamadas con llamadas telefónicas o correo electrónico.
  • Tomar recaudos para que ningún extraño se conecte a las reuniones, así como no se permite el ingreso de extraños a una reunión en una oficina, un aula en una escuela.
  • Vestirnos como para comenzar el día y definí una rutina de trabajo. Considerá los tiempos de tu familia o de las personas con las que vivís.
  • Asignar, en la medida de lo posible, al menos 2 espacios para sentarte a trabajar. Si podés, mantené despejada el área de trabajo (minimalismo).
  • Para hacer video-llamadas, es mejor proyectar nuestra imagen para generar más acercamiento; probar en video el fondo de tu ambiente de trabajo.
  • Especial atención a la comunicación escrita. Menos audio y más texto.
  • No sobrecomunicar, no hace falta contar todo.
  • Unos minutos antes de conectarte, repasar el tema que se debatirá en el encuentro.
  • Asegurar tener instalado el software de la plataforma previo a la reunión. Probar el micrófono, sistema de video y la calidad de conexión a Internet.
  • Conectarte en el horario previsto.
  • Lo ideal es encender tu cámara e interactuar desde un espacio cómodo y acondicionado para mantener una comunicación sin interrupciones ni fuentes de distracción.
  • En una videoconferencia usar la cámara para que la gente se sienta en la misma reunión.
  • Asegurar que las caras sean visibles. Las videoconferencias son más efectivas cuando las personas pueden ver las expresiones faciales y el lenguaje corporal de los demás.
  • Limitarse a lo básico de la reunión: antes de la conversación, establecer objetivos claros.
  • Reducir al mínimo la duración: lo único peor que una larga presentación en persona es una larga presentación durante una reunión virtual. Las reuniones deben ser discusiones. La información de fondo debe ser proporcionada de antemano. Priorizá la conversación para maximizar el tiempo en que la gente se mira.
  • No tengas miedo de abordar temas difíciles: reunirse virtualmente es un comportamiento aprendido. Puede parecer natural esperar a discutir los temas difíciles hasta que todos estén en persona, pero eso puede no ser una opción. Así que no te alejes de los temas controvertidos.

Buscá feedback y aprendé: después de que la reunión concluya, reúnanse e informen sobre la experiencia. ¿Qué fue bien y qué no?  ¿Cómo puede hacer que sus reuniones virtuales sean tan productivas como cuando se reúnen en persona?


Por Gabriel Zurdo, CEO de BTR Consulting.
Especialista en ciberseguridad, riesgo tecnológico y de negocios.